Het WM3-formulier automatisch genereren

Het WM3-formulier is een verklaring die een schietvereniging afgeeft als een lid een verlof aanvraagt, bijvoorbeeld voor de aanschaf van een wapen. De vereniging verklaart daarmee dat het lid in staat is verantwoord met het betreffende wapen om te gaan. Het is een document met juridische betekenis. Toch vullen veel verenigingen het nog met de hand in, soms met pen op een voorgedrukt formulier.

Waarom het WM3 zo belangrijk is

Het WM3 is geen formaliteit. Het is een verklaring van de vereniging die de politie meeweegt bij de beoordeling van een verlofaanvraag. Een fout of onvolledigheid kan leiden tot vertraging of lastige vragen.

Het formulier vraagt onder andere om:

• de gegevens van het lid, zoals naam, adres en geboortedatum;
• de gegevens van de vereniging;
• het soort wapen waar de verklaring over gaat;
• de discipline of disciplines die het lid beoefent;
• het oordeel van de vereniging;
• de ondertekening door een bevoegd bestuurslid.

Het probleem met handmatig invullen

Fouten in persoonsgegevens

Namen, adressen en geboortedata worden overgetypt van de ene administratie naar de andere. Een typfout in een naam of een verkeerd huisnummer kan al genoeg zijn voor vertraging in de afhandeling.

Onvolledige onderbouwing

Het bestuur wil het oordeel over een lid kunnen onderbouwen. Is het lid voldoende getraind? Heeft het lid genoeg schietbeurten? Wat vindt de trainer? Bij handmatig invullen zoek je dat op in trainingslijsten, in de registratie van schietbeurten en soms bij de trainer zelf. Dat kost tijd, en er raakt makkelijk iets zoek.

Kopieën in een map

Bij een papieren formulier gaat een kopie in een map. Wie heeft vorig jaar een WM3 gekregen, en voor welk wapen? Dat terugzoeken kost tijd. Spreek daarom af waar de vereniging de afgegeven verklaringen bewaart, zodat een opvolger ze ook kan vinden.

Vooraf ingevuld vanuit het schuttersprofiel

Staan ledengegevens, opleidingsresultaten, schietbeurten en bevoegdheden al digitaal vast, dan ligt het voor de hand om het WM3 daaruit te vullen, in plaats van alles opnieuw over te typen.

Actuele gegevens

Persoonsgegevens komen rechtstreeks uit de ledenadministratie. Is een lid verhuisd en is het adres bijgewerkt, dan staat het nieuwe adres vanzelf op het formulier. In FullScope opent het officiële formulier vooraf ingevuld met de gegevens van het lid en de vereniging.

Het schuttersprofiel als onderbouwing

Naast het formulier staat het schuttersprofiel. Daarin zie je sinds wanneer iemand lid en volledig lid is, het wapenverlof, de schietbeurten van de afgelopen twaalf maanden in een grafiek en de beurten in de interne competitie. Het profiel laat ook de opleidingsstatus per discipline zien, met de opmerkingen van de trainer. Zo rust het oordeel van het bestuur op gegevens, niet op het geheugen. Meer over waar die gegevens vandaan komen, lees je bij schietregistraties en opleidingen.

Controleren en ondertekenen

Het bestuur controleert het formulier, vult aan waar nodig en ondertekent. Het oordeel blijft mensenwerk. Het systeem zorgt er alleen voor dat dat oordeel op de juiste gegevens rust.

Wat het oplevert

• Snelheid: geen overtypen en geen zoekwerk in losse lijsten.
• Correctheid: gegevens komen rechtstreeks uit de bron.
• Onderbouwing: schietbeurten en opleidingsstatus liggen klaar.
• Professionaliteit: een netjes ingevuld formulier maakt een betere indruk dan een handgeschreven versie.

Het WM3 is daarmee het sluitstuk van een goede registratie. Kloppen de aanwezigheid en de schietbeurten het hele jaar door, dan is het formulier zo ingevuld. Meer over het WM3 en de registers lees je bij registers en rapportages.