Gids
Software kiezen voor je schietvereniging: waar let je op?
Waar je op let als je software voor je vereniging kiest, van bevoegdheden en registers tot prijsmodel, privacy en opzegtermijn.
Door FullScope
Gepubliceerd
Een nieuw systeem voor de vereniging kies je niet vaak. Des te belangrijker om het goed te doen: je werkt er jaren mee, en vrijwilligers moeten er op een drukke schietavond mee overweg kunnen. In deze gids zetten we op een rij waar je op let. Zonder namen van leveranciers, wel met de vragen die je elke leverancier kunt stellen.
Begin bij de schietsport, niet bij de ledenlijst
Een ledenlijst bijhouden kan bijna elk pakket. Het verschil zit in wat een schietvereniging extra moet vastleggen. Loop deze onderwerpen langs:
- Bevoegdheden. Leg je per lid en per discipline of wapengroep vast wat iemand mag? En gebruikt het systeem die bevoegdheden ook echt, bij de wapenuitgifte en bij de munitieverkoop?
- Wapenuitgifte. Leg je vast welk verenigingswapen aan wie is uitgegeven, onder wiens verantwoordelijkheid, en wanneer het terugkwam?
- Munitie. Loopt de voorraad mee met de verkoop? En voorkomt het systeem dat een lid munitie krijgt aangeboden waarvoor het niet bevoegd is?
- Registers. Komen het presentieregister, het uitleenregister en de munitiestaat uit het systeem, of houd je ze alsnog apart bij?
- Schietbeurten en het WM3. Zie je per lid de beurten van het afgelopen jaar, als onderbouwing bij een verlofaanvraag?
Vraag bij elk onderdeel om het te zien, niet alleen om een vinkje op een lijst. Een functie die er wel is, maar aan de balie vijf schermen kost, wordt niet gebruikt.
Het prijsmodel: reken het door
Software voor verenigingen kent grofweg drie prijsmodellen: een prijs per lid, losse modules of staffels naar ledental, en één vaste prijs voor alles. Geen van de drie is per definitie het goedkoopst.
Een prijs per lid of een staffel is aantrekkelijk voor een kleine vereniging. Heb je weinig leden en gebruik je alleen de basis, dan ben je met een staffel vaak goedkoper uit dan met een vaste prijs. Dat is eerlijk om te zeggen.
Het kantelt op twee momenten. Ten eerste als de vereniging groeit: elk nieuw lid of elke volgende staffel maakt de rekening hoger, net als het bestuur het al druk heeft. Ten tweede als je meer nodig hebt dan de basis. Munitie, wapenuitgifte, een ledenapp of de boekhouding blijken dan losse modules, elk met een eigen prijs.
Bij één vaste prijs met alles erin weet je vooraf wat het jaar kost, ongeacht het ledental en ongeacht welke onderdelen je gebruikt. Dat maakt begroten eenvoudig. Leg de modellen naast elkaar: met je huidige ledental, met een paar jaar groei erbij, en met alle onderdelen die je echt gebruikt. Vraag ook naar kosten buiten de maandprijs, zoals opstartkosten of extra gebruikers.
Data en AVG: vraag door
Een schietvereniging bewaart gevoelige gegevens: adressen, verloven, VOG's en bevoegdheden. Stel daarom deze vragen:
- Waar staat de data, en wie heeft er toegang toe?
- Is er een verwerkersovereenkomst? Die heb je onder de AVG nodig als een leverancier persoonsgegevens voor de vereniging verwerkt.
- Zijn gevoelige gegevens versleuteld opgeslagen?
- Is er tweestapsverificatie, voor het bestuur én voor leden in de app?
- Kun je met rollen regelen dat een vrijwilliger alleen ziet wat nodig is?
- Hoe krijg je je gegevens mee als je stopt?
De ledenapp
Kijk wat leden zelf kunnen: een digitale ledenpas, een schietpunt reserveren, zich inschrijven voor diensten, eigen schietbeurten en competitieresultaten terugzien, de nieuwsbrief lezen. Elke taak die een lid zelf doet, hoeft een vrijwilliger niet te doen. Vraag ook of de app iets extra kost, per lid of per vereniging.
Gebruiksgemak voor vrijwilligers
De beheeromgeving is voor het bestuur, maar de balie draait op vrijwilligers die er soms maar één avond per maand staan. Laat daarom een griffier of baancommandant meekijken bij de demo. Kan iemand zonder handleiding een lid inchecken, een wapen uitgeven en munitie verkopen? Werkt het op een tablet? En kun je per rol beperken wat iemand ziet, zodat een vrijwilliger die scores invoert niet in de ledenadministratie kan?
Overstappen en implementatie
Vraag wat er bij de start wordt overgezet: de ledenlijst, bevoegdheden, de wapenlijst, de munitievoorraad. Wie doet dat, en wat moet je zelf aanleveren? Schoon je huidige administratie vooraf op; daar heb je hoe dan ook profijt van. Plan de overstap buiten de drukste periode, en laat een kleine groep eerst oefenen voordat de hele balie overgaat. Meer over de volgorde lees je in digitaliseer je schietvereniging.
Opzegtermijn en contract
Kijk naar de looptijd. Een jaarcontract of een lange opzegtermijn is niet per se fout, maar je zit wel vast als het tegenvalt. Bij een maandelijks opzegbaar abonnement moet de leverancier je elke maand opnieuw overtuigen. Vraag ook wat er na een opzegging met je gegevens gebeurt.
Hoe FullScope het aanpakt
FullScope is gemaakt voor schietsportverenigingen en kost € 68 per maand excl. btw. Daarin zit alles: bevoegdheden, wapenuitgifte, munitie, de registers en de gratis ledenapp, voor onbeperkt gebruikers. Geen prijs per lid en geen losse modules, en maandelijks opzegbaar. De data staat in Nederland, gevoelige gegevens zijn versleuteld en de verwerkersovereenkomst maakt FullScope automatisch voor je op. Uitbreidingen, hardware en maatwerk gaan apart op offerte. Alle details staan op de pagina met prijzen.
